写英文 e-mail 好头痛！一样的称呼、一样的结语词、差不多的冗言赘字……你犯了什么样的商业 e-mail 书写错误呢？
这篇整理出商业书写里常遇到的问题、忌讳，VoiceTube 教你成為职场沟通达人
开头称呼语 greeting
看看以下三种 e-mail 开头的表达：
Dear Peter
亲爱的彼得
Hi, Peter
嗨，彼得
Hello, Peter
哈罗，彼得
不同的称呼语会给人不同的感觉，打开你的 e-mail 草稿箱看看，你都是怎么打称呼语的呢？
《富比世》杂志上一篇文章 “Hi? Dear? The State Of The E-Mail Salutation” 的编辑Susan Adams 写到，根据她的观察，以及做了许多口头访问后，发现 “Hi” 已经比 “Dear” 更频繁地被使用。
过去我们总觉得用 Dear 才是最有礼貌、尊敬的用法，但是其实 Hi 的语气较轻鬆，更能拉近你与收信者的距离。因此，下次写信时，Dear 可不是唯一选项喔！试试别种用法，创造不同气氛，或许更能得到你想要的回应！
错误/过时用法
以下用法有的是台湾人自创，有的是英语系国家早已不会使用的过时用法，要多注意了！
(X) Dears, 错误，台湾人自创
(X) Dear all, 用法虽然没错，但是不太尊重每一个人的个别性，可改用 Hi, everyone
(X) Dear both, 错误，台湾人自创
(X) Dear Sir, 过于制式及老套，像中文里的“敬启者”
(X) Dear boss, 过时、老套
商业 e-mail 三大忌讳
写英文 e-mail 确实不是件容易的事，尤其有时又要面对以英语为母语的外籍商业人士，难免会犯下一些小错，但是有些通病，知道了就要避免发生啊～
忌讳一：懒散
做任何事切记就是不可懒散！看看以下两句对照：
(X) BTW, need u 2 sign this, thx.（对了，你再帮我签一下这份文件，谢啦！）
(O) Please sign this document. Thank you!（麻烦你帮我签署这份文件，谢谢。）
非正式的缩写，若是跟朋友传 line 还可以，但若是撰写用于正式场合的商用 e-mail，可千万别犯下这种错误！
忌讳二：充满惊叹号
适当的惊叹号可以用于表达热烈情感与良好礼仪，然而一旦过多，效果可会适得其反，我们看看以下例子：
Good job!!!
Well done!
Outstanding!
一个惊叹号，表达的反而是比三个惊叹号来得更有力、直接的收尾。
要向主管报告坏消息时，记得要把惊叹号收起来…这可会造成反效果的！
I am so sorry this happened!!!（我很遗憾发生这种事！！！）
忌讳三：过度简化主旨
身为一位职场大忙人，如果你今天收到一封主旨为「会议」、meeting 的信件，第一反应当然是忽略它，等有空再点开来看！因此，一封成功的信件，应该要阐明信件主题，让收信人可以在第一时间就知道这封信想传达什么，自然就会尽快回信。
看以下两个主旨，你就知道有什么不同：
(X) meeting 会议
(O) marketing weekly meeting @ 9 am早上九点行销例行会议
e-mail 错误率最高的字
很多人会觉得用腻了 thanks 或 thank you，觉得换个字看起来会比较厉害，所以就会选择使用 appreciate 来表达「感谢」，但这可是大错特错！看看下面四个句子：
(X) I appreciate you for the opportunity.
(O) I appreciate the opportunity.
(O) Thank you for the opportunity.
(X) He thanked for the opportunity.
appreciate 并不等于thank，thank 后面接人，appreciate 后面不接人，而是接一件事。
e-mail结语
一封完整的 e-mail 绝对少不了好的结语，出色的书信收尾要看对象，更要看状况，下面列出一些常见的结语，后面也附上收件者可能会有的感受，让你更知道什么场合该选什么结语！
Regards较没有表示文字的温度，可能会给人冷淡无情的感觉
Sincerely有些人可能会认为有点做作
应改用**8198; Looking forward to 期待您……
Looking forward to your reply/feedback. 静候佳音。
Regards前面也可以加上 kind, warm, best，这会使千篇一律的 Regards 更有温度喔！
Cordially严肃场合、谈判适用
应改用Thank you for 感谢您……
Thank you for your time. 感谢拨冗。
另外，还有一种文末常见的错误用法，你有这样写过吗？
Thank you in advance. 先谢谢你了。
在中文里听起来很有礼貌的一句话，在外籍商业人士看起来却是非常不舒服，是听起来自以为是、冒昧的说法。要小心别弄巧成拙了，你可以改成这种说法：
Thank you for considering my request.（谢谢你考虑我的要求。）
Thank you for any help you can provide.（谢谢你提供协助。）
I will appreciate your help with this situation.（很感谢你愿意帮忙。）
这些更“白话”的说法，不仅能表达更多礼貌，也能让人感受到你的诚意！
文/ Bonbee Yang
图/ Startupstock
来源/ 戒掉烂英文
作者简介/ VoiceTube HERO 团队
