最佳化是一种超过最佳实践的运营状态。它不是一个静态的状态，而是在每家公司的财务、业务、技术和人力资源现实以及每个行业的竞争环境中不断地重新定义。考虑到各种各样的因素，其定义将取决于愿景，而朝着它前进将取决于快速变革的能力。对于每家公司来说，在考虑到现实的限制条件或没有任何限制条件的情况下，可以设想的就是最佳业绩。在这两种情况下，最佳化的运营状态可以根据其特征来定义。尽管这些特征有些是与行业相关的，但大多数将是公司特定的、与管理者认为代表最佳未来运营状态的功能和业绩相关的。
不幸的是，虽然最佳化一直是一个很好的概念，但是直到现在仍然无法实现。
为什么？由于不断变化的商业现实！业务总是在变化。不说别的，光是竞争、变化的市场欲望、不断变化的技术、问题解决和政府监管都会造成或多或少的混乱状态。所以，今天最佳化的任何定义与一个星期或一个月之前的定义将会是不同的。
不管采取什么方法，所有这些因素都会导致运营变革计划的不稳定和不断地变动。
所以，最佳化对你的公司意味着什么？你的企业运营需要做什么以实现最佳化？
最佳化运营有何特性？
当检查最佳化时，我们可能需要用在运营中肯定能找到的一系列特性来定义它。这些特性描述了“最好的”企业运营场景，也就是“最理想的”企业运营。它们包括以下内容：
有效的运营——做需要做的事情，别无旁骛
高效的运营——做需要做的事情，很少或根本不会浪费精力或材料
协作型文化——管理者和员工互相帮助以获得成功
学习型组织——实验与创新，不怕失败，一起分享和学习
管理的重点是客户和在做的所有事情上建立竞争优势
控制成本，但不是扼杀创新和创造力
知识和贡献比人力成本重要——理解是人使业务运转（即使其运营未能带来成功）
鼓励不同的想法，奖励参与寻找改进的方法
运营的可见性和更新的信息被公认为是很重要的，而模型要保持最新，以反映变化
管理者通过基于市场、技术和技能预测的更新的综合分析来控制运营演进
办公室和工厂提供人们在最佳水平工作时需要的工具
流程的组中的工作将在集成模型和业务经理协作的基础上得到指导和修改
员工和管理者为共同的目标合作，而且员工信任管理者
员工不被恐惧所支配，而是专注于他们共同的成功
定义标准和期望值，并能正确地监控和测量
你需要一切都实现最佳化吗？
一个严肃的问题是，为什么你首先就需要最佳化。因为最佳化会带来各种各样的好处，但它确实需要花费成本。这些好处的列表集中在为公司创建能力来赢得市场上，该列表的顶部是提高竞争能力、生产更好的产品、降低和控制成本、提高快速改变的能力并获得更高的利润。但是，其成本会要求你考虑这些好处的价值。
但是，企业的所有领域都同样有助于这些好处吗？你需要在企业的所有领域都是最佳的吗？所有领域一样重要吗？所有好处真的对你提高竞争力最重要的事情同样有用吗？
不同公司的答案会有所不同，但是这些问题都应该考虑到。例如，一些公司需要关注客户交互，另一些则需要关注生产卓越性和控制成本，还有一些关注不同的地理位置的不同事情。这就是为什么这些问题的答案如此重要，因为在确定最佳化对你的公司意味着什么和什么需要最佳化时，它们构成了基本的元素。这些答案是路线图的基础，它们将定义你如何最佳化运营。
最佳化企业运营的任何未来模型都开始于空白页，你可以几乎从头开始自由设计业务。“几乎”的意思是你需要用你的限制条件墙来搭建你在其中建模的沙箱。除了限制条件以外，每家公司都有超过别人的能力和一定的优势，在构建新的业务设计的方式时这些也需要考虑。所以，在现实中，最佳化的任何定义将与限制和能力相关，它们有些今天也许是实际存在的，有些可能是预期的，但所有这些都必须是新的最佳化企业运营设计的一部分。因此，需要谨慎地识别预计将影响最佳化运营设计的限制和能力，并与其他业务经理和IT人员审查这些列表。
创建最佳化框架
最佳化框架从已最佳化的基于愿景的企业模型开始。这个“结果”模型描述了最佳化企业运营的手动和自动的工作方面；自动化类型；员工角色和数量；将满足的业绩标准；以及必须纳入运营的能够快速调整、改变的能力。这个模型中隐含的是它将支持企业战略的方式、运营与IT基础设施现实的对齐以及支持企业运营的能力。
尽管很少有公司已经或将在任何时候建立一个完整的流程模型，但是他们总有一天可以通过把不同项目中的模型链接在一起来构建模型。这将需要一个非常高水平的流程定义提供一个框架，然后是实施标准以确定模型以相同的方式构建并组合在一起的。
在真正创建时，这个目标必须得到高级业务和IT管理人员的支持，需要确定开展的行动和管理必须成为项目签署的一部分。
除了通过从执行的项目连接模型被动地创建端到端的企业流程和工作流模型以外，也可以适当地启动项目来填补关键流程的模型之间的差距，或发起“共同的”项目来解决将提供最重要改进的问题。因为这个企业业务模型的质量是所控制演进的基础，所以这个模型的创建需要公司最高层积极的治理和支持。
对这个框架的输入来自商业策略的变化、市场机会的改变、信息技术能力的变化、与客户和供应商、合作伙伴的新互动方式等。在每个最佳化最终状态的结果模型中，这些全部必须考虑。在某些情况下，随着公司迁移设施、在其他国家开启设施或重组，愿景定义和支持结果模型将需要反映这些明显的变化。该框架是通过分析你当前的状态和未来状态之间的增量创建的，结果将基于愿景。创建这种最佳化状态可以分为几个“阶段”，每个阶段提供一组特定的变化，它们都是构成这个最佳化运营状态的一部分。
这样创建一系列可在给定时间段交付的预定义结果模型（“阶段”），允许项目管理员控制模型的演变，从而控制该公司面临的不断变化的影响。这也允许演进管理员协调持续的改进活动和计划的运营改进工作中发生的变化。基于这些功能，最佳化演进管理者可以利用和指导、最佳化、调整不同项目的内容和时间，确保它们全部都能正确地协调，而且结果都能融合。
如果企业暂时要避免需要的重大变革，那么此时可以建立一系列的目标，而最佳化将可以实现。但是，一旦市场再次变化或公司运营的国家的政府修改了法律或报告要求，那么企业运营的模型应该再次调整，而演进将会继续进行。
向着最佳化演进
演进的管理理念基于认识到任何活动、流程或业务中的最佳化需要精心地安排改进的项目目标组合的能力。这个精心安排必须以利用每个项目的好处的方式进行，这样不仅能提供项目的好处，而且能以有助于把公司推向最佳化状态的方式塑造解决方案。
在控制演进时，首先需要清楚地理解你现在在哪里，企业在具体层面上如何发挥作用和IT部门如何支持它。所有的问题和缺点都应该了解，所有的限制条件都应该列出。第二个最重要的理解是最终状态目标，即最佳化企业运营应该如何发挥作用和需要什么样的支持，还必须了解克服限制时可用的选项。
此外，在创建未来的运营模型时考虑高级管理层的愿景和公司发展方向是很重要的。例如，公司将把业务搬到国外还是带回国内？预计将有什么类型的运营结构，是基于收购或剥离？这就是正在进行的技术评审和业务、生产评审的结果发挥作用的地方。另外，还要预计什么产品、在什么时间可以上市？
通过这些信息，业务和流程架构师可以模拟未来的企业运营，企业架构师可以模拟IT环境。但是，因为很少能在一个计划中就前进到该最佳化模型，所以有必要看一下运营将如何通过一系列步骤或阶段进行演变，它们中的每个都将提供一组特定的变化和好处，以及实现最佳化模型的路径上的业务结果。每个阶段的结果将因此使企业朝着定义的最佳化模型演进，而每个阶段将成为下个阶段变革的基线。
每个阶段将由创建可测量期望结果的模型来定义，同时，这些阶段将定义你如何预测公司的演进。至少在年度（最好是季度）基础上，最佳的最终状态目标模型和设想、限制等都应该进行检查和更新。最佳企业运营模型和所有剩余阶段都应该根据实际情况、信息技术的更新和市场演进而变化。这样，所有阶段和最终状态最佳的商业模型将按照你控制它演进的方式而演进。
因为这些阶段将按顺序处理，所以它们将形成一种变化的时间阶段性路线图并按此演进。这个路线图的细节将遵循公司的项目计划标准，但将显示运营演进的时间路径。
一旦你的最佳化企业运营已经被定义和建模，而且已经确定了你将需要有多少阶段（以及它们的内容和结果）来定义和控制你的演进路径，这时你需要计划将采用的进程以及每个阶段将被允许的时间。这个路线图应该通过受影响的业务领域和IT部门的协同工作来建立。
这个路线图的准确性需要一直达到单个公司层面，其到将来一年的准确性将较低，原因是当你控制运营的演进及其支持时需要持续的调整。所以，建议任何公司开始、学习、提高自己的能力来控制演进和提高他们预测阶段时间和成本的准确性。
生活和自然中的一切都在演进。从历史上看，公司都是被迫应对这种演进，而且许多公司没能很好地跟上演进的要求。这就创造了一种环境，迫使公司必须不断地救火和限制其获得成功的能力。这种不断的变化使其不可能实现企业运营最佳化，使持续的最佳化成为毫无实际意义的问题。
但是，这种情况正在改变。关键是人们认识到了最佳化依赖于公司控制演进的能力和快速反应的能力。
原文经许可，摘自Dan Morris和Rod Moyer发表在Process Excellence Network上的How to evolve your business processes to optimum level (and how to keep them there)一文。Process Excellence Network于2014年登记版权。Geoffrey Bi译。
本中文版由世界经理人（www.ceconline.com）组织翻译并编辑。
