伴随着市场的不断发展，公司销售部负责的区域市场正越分越细，渠道精耕细作，原来区域市场是一个省设一个代理，现在是一个县甚至一些大型企业出现一个镇一个代理的现象，这就造成了原本是一对一的沟通，现在变成了一对多的沟通，增加了沟通成本，增大了区域经理管理市场的难度。随着区域市场经销商的增多，相应的市场问题不断增多：窜货、乱价等想象层出不穷，这让市场管理者头疼不已。为了更好地协调市场内部，有些企业已经开始在内部组织区域市场的协调会议，这一会议形式一般有区域经理负责组织发起，旨在解决本区域的内部市场问题。这一形式虽然算不上开创性的，可是具有一定的探索意义，值得我们反思和学习。同时，我们也发现在组织内部会议上区域经理不得要领，将区域协调沟通会议变成了“争吵会”、“牢骚会”，未能很好的发挥会议本身的协调作用。那么如何来召开一个有效的区域会议，我们将在文章中进行探讨。
“兵马未动，粮草先行”，区域会议的成功和有效召开，不是头脑发热，想哪打哪，而是经过精美包装才开始执行的。在召开区域会议时，区域经理要明确这次会议的主题是什么，会议时间、地点，会议谁参加，希望达成的效果，“5W2H”是一个很好的指导思路，即“why”、“what”、“when”、“where”、“who”、“how to do”、“how much”。这是思路上的准备，我们称之为“思想准备”。要特别要注意的是会议召开的的“硬件准备”，尤其是影响会议的播放的音响设备，特别是“投影仪”，一定要在会议前验证投影仪的准备工作。笔者就曾经遇到过投影仪在会议十分钟前无法显示，迫使整体会议向后延迟至少一小时，因为需要找人维修，这就是前期没有准备好匆忙上阵的原因。会议组织者需要在会议前有着清晰的会议思路，清楚每一个会议步骤、会议细节，确保会议能够顺利进行。同时，在会议准备过程中准备一份会议流程表让与会者能够更加清晰的了解本次会议的全过程，及时将会议主题、时间地点等信息传达给与会者也是非常重要的一方面工作。
在召开区域会议时，会议的把控非常的重要，这是能够保证区域会议成功达到效果的重要条件。由于是区域小型会议，可能彼此之间都相互熟悉，所以氛围不会是很正式，这就要求会议主持者要严格按照流程来落实会议，及时将扯远的话题来回到会议主题上来。会议时间的掌控也很重要，一个人的注意力最多能够集中精力也就40多分钟，会议主持及负责人要及时调节大家注意力，将注意力及时吸引到会议议题上来。在会议召开过程中多分析数据，让经销商们看到希望、看到前景比批评、强迫要效果好得多，多调动积极氛围要比冷淡念稿好的多。在这里要特别提一点，由于区域市场中存在的各种问题，经销商之间既有合作也有矛盾，在这样的小型会议上很容易就会有人出头来反映市场问题，随意打断会议、扰乱会议秩序，让会议陷入一种尴尬的境地。一般针对这种情况，要在会议之前说明，告诉与会者会有专门的时间来反映和讨论解决市场中存在的问题。如果依旧是有人不识趣依旧是恶意打断，那这个时候就要采取必要措施，及时制止住扰乱会议的行为。在处理时，会议人负责人一定要保持克制，不要因为别人的出言不逊而大动肝火，记住一点会议是解决问题的不是制造矛盾的！
最后会议的结束后应该及时总结本次会议是否达到预期效果，需要哪些改进，达成了哪些共识，解决了哪些问题……只有不断的总结会议才能让区域会议更加有效率、有效果！
