采购的职业道德和采购的“五个合适”

     ——上海美农采购部 幺佩明

    一、采购的职业道德规范是立志于建设先进企业的需要

    英美各国和台湾地区以及我公司采购部职业道德规范：

    1910年英国皇家采购协会CIPS制定了若干条职业道德准则这里摘录1条

    商业礼物——除了商务日记本或日历、台历这样内在价值很小的商品外，商务礼品应当是不予接受的。

    。。。。。。。。。（这个准则是国际行业通用采购职业道德准则，被世界100多个国家所采用）

    1915年美国采购供应管理协会，制定了12条采购从业人员工作信条（这里摘录2条）：

    1 、在被授权的范围内，确实尽心尽力地遵守公司的规定与政策，来显示对雇主的忠诚。

    2 、在采购作业循环中，以最大的善意与公正的态度，来发展正面的供应商关系。

    1988年台湾成立了中华民国采购供应管理协会 致力提升采购供应管理专业的尊严与地位。同年，台湾立法（工程企字第8805500号令公布）采购人员不得有下列行为：共19条这里摘录2条

    1、 不得接受与职务有关厂商的食、宿、交通、娱乐、旅游或其它类似情景的免费或优惠招待。

    2、 不得借婚、丧、喜庆机会向厂商收受金钱或财务。

    2004年10月上海美农美农公司洪总批准了采购部编写的采购系统行动手册，其中有采购的行为准则八条（这里摘录3条）：

    1、 我们和供货商关系理所当然应该是友好的，我们和供货商不是对手，我们必须一起工作来实现公司的原料需求。我们注重“商业伙伴”理念，在商业活动中要么双赢，要么不成交。双方培养成长期伙伴关系，配合我公司降低成本、提高质量的供应商，才是我们的最后选择。

    2、 反对任何形式的回扣。回扣在破坏着商业的平等竞争，回扣是腐蚀剂，是对团队建设最大的破坏。给回扣和接受回扣都是一种犯罪行为。我们认为回扣不是促销，而是犯罪，回扣使好人走向犯罪的道路，它也腐蚀着企业的肌体，使政策不能贯彻到底，使人心涣散，进而使企业走向衰落。

    3、 采购人员所有向领导汇报的材料，口头的、书面的，必须客观实际，表现出诚实；不能编造信息，更不能向领导封锁信息，也不能把商业信息拿来作为个人受益的目的，这一条采购人员必须十分注意。

    小结：以上是采购的职业道德和行为准则，但是在现实的舆论环境和商业环境中显得是很微弱的，声音很小，正因为如此更显得有现实意义：是企业健康发展，立志于建设先进企业之一的需要。我们需要不断的进行宣传教育。引用老师的话说：“有则未必然，无则必不然。”有这些规章制度行为准则当然是好的，但不见得能落实，如果没有那就肯定是不行的。

    二、我国与欧美等发达国家在教育上的差距

    我们与欧美等发达国家在采购理念，采购行为上的差距是明显的，其根源是在教育上的差距。

    我国与英国、美国、加拿大等国对采购与供应学科的建立、对采购员的教育的比较。

    1910年英国成立了英国皇家采购与供应管理协会。加入采购协会的人要经过个人信誉考察，确认没有不良行为方可加入。规定在所有商业关系中，无论是本组织内部还是本组织外部都应保持可能的最高的诚信标准。

    1915年美国成立全国采购管理协会 采购协会致力推进职业规范和完善执业运作。

    1919年加拿大成立了加拿大采购管理协会

    之后澳大利亚、日本、相继成立了“物料管理协会”“ 采购与供应管理协会”

    各个国家的采购协会有自己的刊物，加拿大双月刊刊物名称是：《不断进步的采购者》

    目前世界上40多个国家组成了采购与物料管理国际联盟IFPMM。这一机构的目标是在世界范围内，在成员协会之间开展采购方面的合作、教育和研究。

    在美国、英国、加拿大的大学里设有采购物流的专业课，或选修课，设有专门的研究机构，有专门教授。为什么发达国家这么重视采购？因为他们研究结论是采购成本降低一元钱，等于销售收入增加20元，另外它对职业道德的要求也高，不是因为这一条也很难有它的专业地位。因此要想成功地与国际、国内上的企业竞争，就必须有一个颇具效益和效率的供应职能，长久地控制成本。因此他们把采购做为一个专业来研究。 这就是英美等发达工业国家的现状 。

    我们国家2003年5月年出版了MBA《采购管理速成》教材。

    2004年末上海开办《国家首个认可的采购供应师职称认证》考试合格颁发国家认证证书

    2004年中交协会将英国CIPS认证培训及考试体系引进中国 在北京、上海开办了学习班。

    2005年PMAC加拿大采购管理协会中国认证总部在中国上海、北京首批开办了培训班

    这些学习班以正确的理论和方法在培训采购专业经理人，任课老师也深思熟虑，方向正确，理论联系实际，使学员受益匪浅。

    但是，我们国家在这方面仍较落后，目前没有什么采购协会，也没有刊物，大学里没有设这个专业。因为缺乏教育，这个行业的从业者不良风气早已蔓延，请客玩乐习以为常，收受礼品似乎是理所应当，已习惯成了自然，不予参与成了另类，似乎脱离群众，有“礼”不接受似乎难于理解，朋友们有一万条情真意切的理由。行业中有很多陈腐观念如：货款能拖就拖，拖了也不算错；多年来流传的错误理论无人纠正，谈判的方法讲“鸿门宴”“蘑菇战”“疲劳战”“车轮战”“欲擒故纵”“声东击西”“反间计”“呼啸计”“放线钩鱼”“请君入瓮”还在传授， 2004年5月出版的《做优秀的采购购员》一书第七章采购谈判就用了28页的篇幅传授了这些内容。在这种教育下我们还有合作伙伴吗？这也是我们现实的商业环境。在这种背景下，我们很多销售部在界定客户需求时除了公司需求外，还界定了个人有什么需求，这是不得已而为之，因为大家都这样，不这样可能就很少行的通。

    小结：在采购这个领域里我国与国外在教育上、认识上、组织上的差距。时间上相差至少80-90年。

    面对如此的商业环境，混乱的采购理念，行销者为了生存和发展，以结果为导向，想尽了一切能想到的办法，以把货消除去为原则。但只要我们采购者，不要利用自己的特权地位捞取个人好处（即不符合道德也不遵循法律）供应商是欢迎的。供应商“善意的表示”常常是迫不得已，有深深的历史和现实原因。

    我们采购队伍为了克服人性的弱点，除教育之外，相应的管理措施也要跟上，比如：优化采购员；参加正规培训，谈判公开透明，在办公室进行，两人在场，合同要俩人签字，团队评定供应商，分权制，适度提高采购员的工资等等。

    三、采购的“五个合适”（也称采购的五大要素）

    采购的五大要素包括供应商（地点）、时间、价格、数量及品质。采购人员的工作就是要在合适的时间里，从合适的来源（供应商）中以合适的价格、品质和数量获取原材料或服务。这里的“合适”二字会不断的演变。严格说来应解释为从合格的供应商处，在需求的时间内，以合理的价格，取得正确数量、符合品质要求的原材料与服务。

    合适的地点

    实质指的是合适的供应商，我要看看这个供应商是不是有知识，是不是勤奋、是不是诚实、是不是正道行事、是不是简单明了，给我的东西能不能满足我的需要，品质是否符合、价格是否合适、供货是否稳定，因此搜寻合适的货源搜寻合适的供应商是五个要素里的第一要素。

    合适的时间

    对于时间要求方面，可分为内部使用单位的需求时间与要求供应商交货的时间两部份，当然随时定货随时供货最好，或供应商交货期越短越好，但这不是单方面的，供应商也会考自己的利益，如果配合需方短期交货，采购的价格也会有所调整。

    采购人员的工作就是要缩短供应商前置期及周期时间，以配合我使用单位的生产安排达到及时供货的目的，让生产线得以顺利运转，不断线。保证持续供货，不使生产线断线是采购人员的天职，就如同军人的天职是保卫国家一般，如果不能维持工厂的正常运转，采购人员再怎样努力也是白费。

    合适的数量 （从略）

    合适的质量

    适质：质量达不到要求，严重后果显而易见，导致生产线返工多，相关人员花费时间和精力；最严重的是失去市场。

    另一方面质量规格要求特别高，价格也会很高，质量过剩造成成本无益的提高，也是毫无价值的浪费。 举例： 最能说明问题的是玉米蛋白粉、（1800——3200元/吨不等）糠麸（220——800元/吨不等）白碳黑（3500——10000元/吨不等） 我门的蛋白粉收的是2200元/吨的；糠黻收的是530-550元/吨的 白碳黑收的是 4100元/吨，如果收的再高那就是质量过剩。

    现在我们要求的是品质的一致性，同一个品种供应商交货没有明显的差异，即质量稳定。

    我们说的合适的适质就是这样的质量。质量达不到要求不行，质量过高使我们成本无限增高也是不可取的。

    合适的价格

    这里引用一段名言

    有关价格一事

    买的太贵，非明智之举。

    但买的太便宜，可能结果更糟糕。

    当买的太贵，只不过损失点金钱。

    但买的太便宜什么都失去了。

    因为，所买回来的东西，很可能无法达到原先预期的使用目的。在商业的游戏规则当中，若要马儿好，又要马儿不吃草，那绝对是办不到的。

    如果你经常选择与那些最低价格的厂商进行交易，就必须有承担风险的心理准备。

    若您不幸真的遇到了，那您绝对有足够的理由改买那些比较好的货品。

    在这个世界上，您绝对可以找到更便宜的货品，但品质较差，因为羊毛毕竟出在羊身上。

    对于那些只考虑价格一项因素的人，我在此衷心的为您祷告。

    英国思想家JOHN RUSKIN（1819-1900）

    在价格的看法上，所必须思考的不是价格越低越好。采购人员切忌被便宜的单价数字所蒙骗，因为价格只是交易的显形部分，尚有许多隐性的成本必须注意，例如品质的差异、服务的差异，如果采购人员在比价时，只选择最低单价供应商，在总成本上不见得能得到什么好处。

     采购人员必须在符合品质要求的情况下，以最低价格购买到所需的物品与服务才是正确的。符合品质要求是个很重要的前提，无论供应商提出多么低的价格，品质不符合，采购人员都不会考虑的。

    小结：

    合适的价格 在传统的采购中指的是最低的价格，而战略战术性质采购对合适的理解则指最低的总持有成本。

    合适的品质 已从品质稳定演变成供应商的零次品率；

    合适的数量 也从传统的经济定量演变成供需双方商定改善运输与配送计划；

    合适的地点（合适的供应，来源） 从过去不断的开发新的供应商，以对现有供应商造成价格等方面的竞争压力，而如今也发展成减少供应商数量，建立双赢，供需两方联盟。

    合适的时间 是其中唯一不变的，因为它永远强调供应的及时性和连续性。

    无论如何，采购人员最重要的是在这经常互相抵触的五个合适中，找寻一个平衡点，以完成自身使命，达到企业战略目标的采购策略与方法。

    四、执行“五个合适”与“职业道德规范”

    执行“五个合适”需要知识、方法，更需要有必不可少的职业道德，职业道德在当前环境下是最难最难的，因为像我们这些小型企业更多的信息，真切的信息是采购员在掌握，有的是独有信息。面对“种种诱惑”，是否执行正确的理论和方法是由采购员做出权重的，因此优化采购员是能否执行“五个合适”的关键。笔者担心的是社会已经有病，如何优化采购员？这是一切关心企业的人所应当关心的问题。

    结束语

    上海美农饲料有限公司采购部在商务来往中避免（或者说反对）一切馈赠行为，我们认为，持久的采供关系只有一个基础：“采购方深信特定供应的产品最符合使用需要，综合价值也高”。供应商只要牢记这一点，就会找到和维护好上海美农这个优秀客户，发展长期合作伙伴关系，形成合作联盟。共同成长，共同发展必将成为现实。