作写作的准备看上去似乎是再简单不过了：拿出笔和纸，或者是坐在电脑前敲打键盘。那么何以为作家呢？是文章的内容和结构构成了你的作品。很多的商业人士每天都要写备忘录、报告、部门通信，掌握有效熟练的写作技法会对你的文章起到异想不到的效果：
花少量时间来把文件改写一遍。
相信你的材料，确保你的读者得到了他们想要的信息。
多学多看，见多识广。
培养能够更清晰更精确的交流的能力。
写作是一门艺术，有些人天生就能妙笔生花。但如果你没有这种天赋也不用气馁，要知道好多知名的作家也曾经遭受过写作障碍。
以下几点建议是从实践中总结出来，并汇集了各家之所长，希望对你有所帮助：
调查研究。在开始写作之前，为了支持你的论点，一定要搜集足够的资料，坚实的论据或是辅助的信息（包括关于主题的一个看法）。否则，你将会挣扎于论点与论据中间，不能使他们天衣无缝地结合，不能使文章流畅通顺。
用你论述的主题作为开头。围绕你所要阐明的首要问题（论点）写一两句话。在编辑这些句子的时候，不要让你自己麻痹。你的主题句就是你的文章的一只矛，你整个的写作过程都是为抛出这只矛而努力的。
编写一个大纲。列出你在文章中要说的几个要点，不要遗漏任何你曾经有过的想法。然后再重来一次，抛开以前的思路，在你抓住关键点之前，围绕你的主题想几个小时。这并不是说在推敲的过程中你不能像作散文那样“倾倒”你所有的想法。如果这样可以燃烧你的思想，太好了，你就大胆地这样做吧，只是不要让它阻碍了你的写作过程。
培养你的创造性。一味追求技巧，没有灵机的闪动，这只能写出乏味无趣的文章。玩玩游戏、网上冲浪、与同事们交谈－尽可能使你的左右脑都灵活起来。
留出时间和空间来写作。要想写出好的东西，足够的时间和有条理的思维都是很重要的。确保你留出了足够的精神空间来写作，并让你自己有充足的时间来安心完成写作并用新眼光重新审查。你将惊奇地发现，你可以像局外人（比如你的读者）那样清晰的看到你的工作，并可以对它们做出适当的调整。不要对你的写作施加压力，如果截止日期迫在眉睫，就找一个后援者，比如说一个有声望的作家，让他为你提出一些客观的建议。
学习别人的长处。让别人帮你重新看看你的文章，并把他们的意见写在上面，让他们直抒胸臆，不要有所保留。对文章做反复的修改，然后在发出去。这样的话，你可以慢慢对怎样更好地组织文章熟悉起来，例如，一听到“评论性文章”，你就会立刻想起它那紧绷的内容。
多加练习。不要让你的写作技巧慢慢变得萎缩。应该勤加练习，创造机会来进行各种文体的写作，因为你有各种类型的读者。
当你准备好开始写的时候，那就下笔写吧。不要自己校订你写的东西，不要在写作过程中担心那些标点符号，也不要在半路回头研究你的中心论题。把你想说的要点写在纸上，把头脑中第一个闪现出来的词写下来，要了解这只是你文章的雏形。自己修改和瞬间的校对在写作过程中是一个巨大的障碍。在你有机会释放你的所有想象的时候，就尽量释放，不要把想法推向那些愚蠢的死板的资料上。你可以找到一个没人的地方任意的尖叫，一直到你的声音可以达到90分贝，反复地这样做几次可以让你的创作思维像火山一样爆发。
推开写作之门
在你上交的报告和你所提的建议中，糟糕的文法和标点会为你的商务带来什么？
你所写的每份报告都是给人留下好印象的机会。因为很多人提交的报告不符合文法、有文字错误、或者有标点符号的错误，这不免让公司每天都会失去一些商业机会。你所写的字首先代表了你的形象，是你的报告给人的最突出印象，是第一个最有效的工具，它能直接反射出你的可信度。换句话说，一封信、一篇报告、一个提议或是一篇稿件，如果没有写好，可能在一开始就毁了你形象，让人不愿与你交流。以下给出几点建议让你的作品能够闪闪发光。
文章要通顺无误。买一本关于怎样提高语法，特别是商业用语的好字典，从中你也能学到标点符号的实际操作方法。你当然也可以在网络上充分利用有效资源，例如，http://www.yourdictionary.com/ 就提供了一个自助工具来帮助你提高语法和词汇。如果你的字并不漂亮，那就尽量避开手写。有条理的写作需要有清晰的思路，那些能够捕捉到思想灵感的人可以在他们的纸上淋漓尽致的展现他们的想法，不但充满了自信，并且令人信服。 彻底的校对。最起码你要进行至少四遍的校对。第一遍的检查要找出明显的问题；再来第二遍的时候，大声念出你的文件，这样可以找出笨拙的语句或字眼；在看第三遍的时候找出实际的错误；最后一遍，看看你的文章是否连贯通畅，尽量不要留下任何的错误。
请教专家。为了慎重起见，为了你的商务更能接近成功，雇佣一个写作专家。一个商业写作专家有丰富的经验，可以帮助你打造一个良好的形象。把他为你做的文件留下一个副本，这样你可以借鉴其中内容，为你以后的文件做参考样本。
