饲料原料采购、品管人员经常要面对各种各样的原料质量、价格问题,如何正确处理,其中自有学问。
案例一:某供应商提供的氯化钾出现质量问题。
供应商提供的氯化钾“潮湿,手捏成团”,品管作退货处理;后供应商又发一车货,质量状况是:外观呈墨绿色(载体可能是沸石粉),细度较均匀,60目左右,手感干燥,用力手捏成团。参照另一供应商合格样品:外观白色,手感干燥,松散,手捏不易成团。公司最后口头通知对方,氯化钾因潮湿退货,不作检测,同时合同停止执行。
本事件的处理中,存在以下问题:
1、现场参与验收时,我感觉货物符合质量要求,虽然手捏容易成团,但手感干燥,“潮湿”并不能成为退货理由,这可能与我们一直使用的原料外观颜色不一致(墨绿色与白色),但当时并未就此与品管主管沟通,亦未向公司领导反映情况。
2、无实际检测数据,“潮湿”的理由难以令对方认可,而事后也并无向对方提出我方在外观上的具体要求。
3、双方口头协议停止执行合同,没出具任何的正式函件,价格下跌时若对方送质量符合要求的货到厂,按照合同我们不能拒收,将会造成公司的损失。
经过与公司领导沟通后,本事件作以下补充处理:根据采购合同管理程序,变更或解除合同,双方达成的协议应当采用书面形式。由此出具工作联络函,说明相关情况并要求停止执行合同,双方盖章确认;与品管沟通,两种原料外观颜色上的差异是由于载体不同造成的,由此向供应商建议添加石粉、双飞粉等载体,更符合公司使用要求,对方欣然接受。后来再送样,初检外观品质比较满意。
建议:采购业务人员首要任务是保证工厂原料不断货且质量合格。当出现质量问题时可以继续合作或另选渠道。对于一个原有供应商前者的处理方式会更合适,毕竟开发新供应商不容易,维护供应商更不容易。我们要表明立场,明确要求,做好自身工作的同时把信息传达给对方,让他们也好做,最终双方都好做。理想的采购应该双赢,对方支持我们质量和价格,我们支持他们销量和货款,各取所需,这种长期合作能使双方配合得更默契。
案例二:5%亚硒酸钠预混剂,某供应商报价35元/kg,外观为白色粉状,质量稳定。在与其他供应商交流时发现,他们的报价远低于这一价格,遂索取样品送到工厂,附有送样单。工厂收样后认为,此样品墨绿色,感觉潮湿,与要求相差甚远,因此不作检测,没有反馈检验报告,继续原价购进。后从其他客户中了解到,目前市场上亚硒酸钠报价基本在24-26元/kg之间。
本事件的处理存在以下问题:
1、应该明确,同一种原料,主要成分相同并占据绝大部分成本组成,无论载体是否一样,符不符合使用要求,其价格应该是基本一致的,我在了解到相关特殊情况后,没有作深入探究,也没向公司领导反映,完全是一种不作为的态度。
2、原料送检的目的是获得检测结果,以作为对采购的参考,无论结果如何,符不符合要求,都应有书面结果反馈。
经调整思路,我做出以下处理:多方询价,了解市场价格;寻求硒原粉、亚硒酸钠原粉、二氧化硒原粉等原料信息,计算5%预混剂成本组成,以此向供应商谈价格,最终确定22元/kg。
分析:公司授权是对我们的信任和支持。我自接手矿物采购以来,每月原料货款百余万,每一个采购行为,都会对公司的经营成本产生影响,这些责任远非我个人能承担得起。对待公司的利益要像花自己的钱一样谨慎,充分了解成本,多方比价议价,真正把自己的采购行为和公司运营结合在一起。
案例三:五月中与北京某公司签订60吨硫酸镁合同,站台交货,我方自提。月底货物发到站台,由于当日就要提货,我特意到站台安排协助办理相关手续,同时也查看了一下货物:外观包装良好,标签显示为近期生产,抽了几包货样品,感觉外观质量正常。落实了相关费用承担及车队安排后便离开。次日货物到厂,开包检查发觉大多潮湿结团,不能接收。由于原料已到厂,只能暂卸仓库,由此产生了一系列麻烦事:货物处理、运输费用承担、发票等。
分析:如果我当时能在站台认真看货,在原料到厂前发现问题,事情就容易处理得多。虽说我不是品管,但作为安排货物的业务人员,我要对其质量负责,我不能做到品管那么专业,但可以把问题反馈回去,互相沟通后再作决定。以前把注意力过多地集中在客户交流和行情上,而忽视了对质量的思考。归根结底,是不够用心,心思在哪边,就会考虑到哪些,心思都不在质量上,肯定想不到如何把控。要真正建立起一种这样的意识:要对采购负责,对价格负责,对质量负责。